Asynchroon werken in een wereld van ‘instant gratification’

Mijn telefoon staat al 9 jaar op “stil”. Je kunt mij wel bellen, maar als we geen afspraak gepland hebben, dan is de kans klein dat ik opneem. Toen ik hier mee begon en andere mensen hierover vertelde was de reactie vrijwel altijd hetzelfde: “maar wat als ik je nu écht even nodig heb?”. Gelukkig kan ik tegenwoordig op wat meer begrip rekenen; de tijden zijn veranderd. Steeds meer mensen realiseren zich dat de eindeloze stroom van alerts, mails en andere verstoringen niet altijd bevorderlijk zijn voor de productiviteit, mentale gezondheid en persoonlijke relaties.

Het niet beantwoorden van inkomende gesprekken, op een door de beller gekozen moment, maakt deel uit van een bredere filosofie: asynchrone communicatie. Deze manier van communiceren geeft de voorkeur aan media zoals e-mail, chat en spraak- en video-opnamen. Ze hebben allemaal één ding gemeen: de ontvanger kan zelf beslissen wanneer hij het bericht bekijkt en reageert.

Ooit hoorde ik iemand de telefoon beschrijven als één van de meest asociale uitvinding ooit bedacht; een spreekbuis op afstand die je gedurende de hele dag bij je draagt, die kan worden bediend door iedereen die jou op een bepaald moment wil bereiken. Toen ik deze stelling voor het eerst hoorde, vond ik dit overdreven, maar ik realiseerde mij later dat er meer dan een kern van waarheid in schuilt.

(lees verder onder de afbeelding)

Het uitzetten van meldingen op je telefoon is vrij eenvoudig; het is een simpele instelling op de meeste telefoons. En ja, je hebt in ’t begin waarschijnlijk last van ernstige FOMO (Fear of Missing Out) en een aantal mensen zullen je nieuwe communicatiestijl in eerste instantie niet erg waarderen (sorry mam!). Maar uiteindelijk ben jij degene die beslist hoe je met je inkomende meldingen omgaat, toch? Het veranderen van de manier waarop je professioneel communiceert, is een ietwat lastiger verhaal. Hierbij moet je namelijk niet alleen je eigen gedrag aanpassen, maar ook dat van je omgeving.

Alleen voor mensen met een lange adem

Dit is waarschijnlijk het punt waarop de meesten mensen vastlopen en ervoor kiezen om dan maar geen asynchrone communicatie toe te passen. Jij kan wel willen veranderen, maar uit ervaring kan ik zeggen dat deze manier van communiceren op veel weerstand stuit. “Dus ik kan je nooit te pakken krijgen via de telefoon?!” of  “Wat als ik zo snel mogelijk iets nodig heb?!” zijn veel voorkomende reacties.

Een asynchrone manier van werken betekent niet dat je elkaar nooit spreekt of de hand schudt. Het betekent niet dat je nooit telefonisch contact hebt. Sterker nog, face-to-face en telefonisch contact zijn ongelofelijk belangrijk (en zelfs essentieel!) voor een gezonde professionele relatie. In synchrone communicatie beslist de afzender het moment waarop een gesprek start. De ontvanger heeft gezien de sociale normen geen keuze om de oproep te negeren. Natuurlijk kan je een telefoontje wegdrukken, maar op dat moment ben je al uit je concentratie. Het is waarschijnlijk niet de intentie van de beller, maar het heeft in potentie wel een groot, onbedoeld neveneffect.

Maker versus Manager

Een klassiek essay in “tech” is “Maker’s Schedule, Manager’s Schedule” van Paul Graham, een bekende investeerder uit Silicon Valley. Hij zet uiteen hoe verschillende soorten mensen volgens verschillende ritmes werken. Mensen die dingen maken hebben tijd nodig om ‘in de flow’ te komen. Tijd om te denken. Managers gaan van de ene vergadering naar de andere. Toevallig zijn het vaak de managers die graag dingen “even tussendoor” willen doen, terwijl makers juist ongestoord en ononderbroken willen werken aan dat ene probleem.

Wanneer je je realiseert dat verschillende soorten mensen, volgens verschillende “schema’s” opereren, wordt het duidelijk waarom het zo lastig is de asynchrone filosofie bottom-up te implementeren. Je moet de afzender namelijk overtuigen van ’t feit dat het niet altijd nodig is om direct aan elk verzoek te voldoen. Het uitgangspunt is niet al te ingewikkeld, maar vereist een niet-populaire visie in een wereld die steeds meer draait om “instant gratification”. Wanneer je zelf het moment kiest waarop je reageert, wordt je niet uit je “flow” gehaald, waardoor je je beter kunt concentreren en je werk sneller kunt afronden! Je hoeft geen genie te zijn om de potentiële efficiëntiewinst te zien.

ASAP please!

En dan nu “the elephant in the room”: ASAP, ofwel “zo snel mogelijk”; het vergif van de communicatie op de werkvloer. Het is één van de weinige dingen die een goed draaiende machine kunnen doen ontsporen of volledig laten crashen. Vooral als je meerdere keren op één dag met ASAP wordt bestookt. Het kan een productieve dag van mooi, gestructureerd werken volledig teniet doen.

Wees nou eens eerlijk… In welke situatie moet je à la minute reageren? Wanneer je een traumarts bent telt elke seconde. Maar het enige voorbeeld dat ik kan bedenken was die keer dat ik per ongeluk de productiedatabase verwijderde waar 80% van de cashflow van het bedrijf van afhankelijk was… Het moeilijkste van het beginnen met asynchroon werken is je baas, collega of klant te confronteren met het feit dat hun vraag iets minder urgent is dan zij misschien zelf denken.

Baby steps…

Een asynchrone communicatiestijl toepassen is een stuk moeilijker dan een knopje omzetten. Het inzicht dat ik de afgelopen jaren heb gekregen, is dat je asynchroon communiceren breed moet uitdragen indien je dit succesvol wilt implementeren. Bij het ontwerp van ons nieuwe kantoor, hebben we rekening gehouden met deze manier van werken. Nu is het tijd om daad bij woord te voegen.

Spreekt mijn verhaal je aan? Wil je meer weten? Win een stukje ‘peace of mind’ Wij geven 5 exemplaren van ’t boek “Deep Work” van Cal Newport weg. Hoe maak je kans?

  • Deel dit artikel op LinkedIn en stuur ons een screenshot van je post deepwork@pixelpillow.nl
  • Laat je email-adres hier achter (we zullen je niet spammen)

We maken eind februari de winnaar bekend.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Keertje sparren? Maak dan een afspraak (see what I did there?) via joel@pixelpillow.nl